Genomför projekt
Är det dags att börja genomföra ditt projekt?
Här finns generell information gällande uppfyllnad av villkor, skyldigheter och krav för dig som stödmottagare. Projektspecifikt för dig framgår av ditt beslut om stöd från Jordbruksverket.
Vi på leaderkontoret finns med som stöd under din projektresa och är alltid nyfikna på hur det går för projektet.
Här börjar din resa med Leader!
Nedan finns generell information gällande genomförande och redovisning av leaderprojekt. Villkor, skyldigheter och krav utfärdas och kontrolleras av Jordbruksverket.
När ditt projekt har prioriteras av vår styrelse bjuder leaderkontoret in dig till projektverkstad tillsammans med andra projektägare. Då går vi igenom vad du behöver tänka på vid genomförande och ansökan om utbetalning av ditt projekt. Presentationen för denna projektverkstad består av 4 delar.
Del 1-2: handlar om villkor och förberedelse inför utbetalning.
Del 3: Delredovisning och Del 4: Slutredovisning.
Du bär ansvar att följa villkoren
Läs ditt beslut!
När ditt projekt har fått formellt beslut om bifall av Jordbruksverket får du ett beslut och information om vilka villkor som gäller för ditt projekt.
Du är skyldig att ta del av den informationen och vad som anses vara stödberättigade utgifter att redovisa och vad som krävs för att de ska godkännas vid redovisning.
Vi rekommenderar att fler än en person är insatta i beslutet och har möjlighet att dra nytta av innehållet.
Skulle du påbörja projektet på egen risk ska du förhålla dig till den projektansökan som prioriterats av Leader Nordvästra Skaraborgs styrelse och den budget du bifogat. Det finns inga garantier att de utgifter du upparbetat kommer att återbetalas innan beslut om stöd bekräftats. Därutöver gäller det att utgifterna du redovisar anses stödberättigade enligt ditt beslut för att godkännas.
Ditt beslut om stöd skickas per post och finns tillgängligt på ”mina sidor” i Jordbruksverkets e-tjänst.
Redovisa och ansök om utbetalning i Jordbruksverket e-tjänst
Delredovisning
Det är först när du fått ditt beslut om stöd som du kan ansöka om utbetalning. Då redovisar du de utgifter som upparbetats i projektet med tillhörande underlag som krävs för att de ska bedömas som stödberättigade och godkännas för utbetalning.
Vid en delredovisning ska du även skriva en lägesrapport där du beskriver vilka aktiviteter som genomförts kopplat till de utgifter du redovisar.
Vi rekommenderar att du delredovisar dina utgifter regelbundet, det förenklar omfattningen och gör det mer hanterbart än att samla allt till slutet.
Slutredovisning
När du genomfört alla projektets aktiviteter och samtliga utgifter är historiskt betalade ska du göra en ansökan om slututbetalning vilket förutom redovisning av kvarstående utgifter innebär en slutrapport där du får ge en beskrivande bild av projektet som helhet från dess början till resultat och fortsatt långsiktighet.
Ta alltid kontakt med leaderkontoret innan du skickar in din slututbetalning. Vi behöver ta del av av innehåll och resultat för att underlätta handläggningen. Tillsammans bokar en tid för möte, gärna på plats hos dig om möjligt i god till innan ditt slutdatum.
Kom till våra projektträffar
En till två gånger per år erbjuder vi träffar för dig som driver ett projekt. Tanken är att ge projekten en chans att nätverka, lära av varann och dra nytta av erfarenheter och kunskaper under projektresan. Vi erbjuder bland annat studiebesök och kunskapsseminarier för utbyte och inspiration.
Håll oss informerade om ditt projekt
Vi vill följa ditt projekt och fungerar som ett bollplank för dig. Tillsammans kommer vi att lägga upp en uppföljningsplan för återkoppling och rapportering av ditt projekt. Leaderkontoret kommer även göra ett medgivande om att det du angett i ansökan om utbetalning stämmer med vad som genomförts i projektet.
villkor och informationsskyldighet
Använd rätt logotyper
Det är viktigt att du som projektägare informerar om finansiärerna till ditt projekt. Om du missar att visa logotyperna i till exempel marknadsföringsmaterial kommer det att bli avdrag på din ansökan om utbetalning.
Informationsskyldigheten gäller all information som du kommunicerar om projektet.
Jordbruksverket gör kontroll av informationsskyldigheten i samband med handläggning av utbetalning. Det omfattar främst utgifter kopplat till informationsinsatser men också att det finns information om projektet och dess finansiärer på digitala plattformar som används av dig som stödmottagare. Det gäller webb och social media.
Dessa krav framgår i ditt beslut om stöd och på Jordbruksverkets webb.
villkor gällande utgifter och bokföring
Särredovisa utgifter
Samtliga projekt som beviljas stöd har skyldighet att särredovisa projektet i sin bokföring.
Alla utgifter och intäkter som tillhör projektet ska redovisas separat från den ordinarie verksamheten.
Kontroll av särredovisning sker vid ansökan om utbetalning och ska laddas upp som bilaga i e-tjänsten.
Stödmottagare och utgifter
Samtliga utgifter ska vara ställda och betalade av dig som stödmottagare.
Utgifterna ska vara kopplade till de angivna aktiviteterna i din projektplan och budget.
Det ska vara tydligt vid ansökan om utbetalning att utgifterna leder till att uppfylla projektets syfte och mål.
håll koll på datum
Viktigt att det är historiskt
När du ansöker om utbetalning är det viktigt att det du redovisar har skett inom din projektperiod alltså efter ankomstdatum i e-tjänsten och innan slutdatum i ditt beslut.
Det du redovisar ska även vara historiskt alltså att det har genomförts och har betalats av dig som stödmottagare innan du skickar in din ansökan om utbetalning.
När du delredovisar utgifter är det viktigt att den historiska betalningen från dig som stödmottagare har skett innan du skickar in ansökan för den specifia delansökan.
Du har som skyldighet att ladda upp historiskt betalningsbevis från din bank kopplat till det utgifter du redovisar när du ansöker om utbetalning.
Fakturor och Underlag
Detta ska också redovisas
Utgifterna du ansöker om utbetalning för ska redovisas med korrekt underlag som faktura (eventuellt tillhörande underlag som offert) och historiskt betalningsbevis från banken.
Om du redovisar utgift för fika eller mat ska du ladda upp underlag på deltagare och inbjudan/program/orsak till den aktivitet som omfattade mat.
Redovisar du utgifter kopplade till kommunikationsmaterial ska du ladda upp underlag som visar att informationen omfattar rätt loggor.
Det finns mer information om krav på underlag på Jordbruksverkets hemsida.
Ideell tid och resurser
Rapportera ideell tid
Vid ansökan om stöd har du angett privat insats i form av ideell tid och/eller ideella resurser. Den ideella tiden ska dokumenteras och kunna redogöras till leaderkontoret. Du ska även redovisa det totala värdet vid ansökan om slututbetalning. Ladda ner mallarna för dokumnetation av ideell tid eller skapa eget.
Ändringar i planen
Ansök om ändring
I projektet kommer du troligen vilja göra ändringar från vad som angetts i ansökan om stöd och det kan ske avvikelser i budgeten.
Kontakta oss på leaderkontoret. Vi bedömer om din ändring påverkar syfte och mål eller eller om det krävs ett ombeslut. I de flesta fall är det bara viktigt att vi är informerade och kan styrka din ändring eller avvikelse med en tjänsteanteckning vid ansökan om utbetalning.